複数名での対面およびリモート会議

今回はシステム開発のプロである我々が、プロジェクト推進における問題を随時解決していく、QCDを満たすために不可欠な「課題管理」についてお伝えしたいと思います。

ただタイトルにあるように、「課題管理とは?」というよりは、コロナ禍で良化した課題管理の時間軸をメインに書いてみようと思います。

まだこちらをご覧になっていない方はぜひご覧ください。

課題管理は古き良き時代のEXCELで十分

課題を管理していくために「課題管理表」という資料を用いています。
この資料は難しいものではなく、課題を一覧化した台帳ですね。
世の中には課題やタスクを管理するための様々なツールがありますが、我々はこの課題管理表を「古き良き時代」のEXCELを使うことがほとんどです。
誰でも簡単に扱えるというメリットが大きいと思っていますし、これまでもEXCELでの運用に何ら問題や課題を感じていません

ということで、課題管理は古き良き時代のEXCELで十分なのです。

課題管理表では何を管理するべきか

課題管理表で管理する項目は、課題の発生日、内容、ステータス(起票/検討中/完了等)、対応期日、起票者など普通の項目です。
これら管理項目だけでなく課題管理の進め方などについても、他に参考サイトが多く、つまらないと思いますのでここではこれ以上触れないでおきます。

課題はユーザーが解決すると思うな、課題を提起した人が解決すべし!

名言と言っても過言ではないと思います(笑
「課題を相手に提示したから、あとは回答を待ってればいい」
と、考えるのは間違っていると思うのです。

課題は投げっぱなしではなく提起した人が責任を持ち、自ら動いて解決に導くべきです
我々はそういったスタンスで、常にお客様と直面する問題を解決しています。

コロナ禍で大きく変わった課題解決までの時間軸

コロナ禍が終息したことによって、大きく変わったことの一つがコミュニケーション方法です。
リモート会議の普及ですね。
これ、すごく大きいんです。
とくに 地方を拠点にしている企業 課題管理においては。

これまでは、おおまかに以下のように進めておりました。

①課題を事細かに文章や図にして起票
②完了の期日を設ける
③一定の期間を置いてお客様に発信

①は如何に正確に背景や問題を伝えるか、で時間を要しました。
②は課題を完了しないといけない期日です。優先度やお客様に無理のない期日を加味して設定していました。また、期日を2~3日後にするのは気が引けるため、短くても1週間くらいの期日を設けていました。
③は五月雨で発信するとお客様も混乱するため、ある程度の間隔を設けていました。

これらをメールやチャットベースで実施していたため、課題を解決するまでに結構な時間を要していました。
ところが、コロナ禍によりリモート会議が普及することによってこれが激変しました。
何が激変したかと言うと、「課題解決までの時間」です。
重要な問題が発生すれば、すぐにお客様に相談・調整し、リモートで顔を合わせて課題解決を進めることができます。
とにかく解決までの時間が短縮され、より円滑なプロジェクト推進ができるようになりました
ありがたや、ありがたや。

さいごに

リモート会議は課題管理プロセスを大きく変えてくれましたが、お客様との各種打ち合わせにおいても同様に恩恵を受けております。
当社は本社が東京にありますが、新潟・関西に拠点もあります。
私は新潟在住なのですが、コロナ禍前は関東圏のお客様との1時間の打ち合わせのために、ほぼ1日移動に使うことも毎週のようにありました。
今となっては、ある程度信頼関係が築けた後はすべてのお客様にリモートでお打合せをさせていただいております。
時間もお金もかからず、移動による腰痛もなく、本当にありがたや、ありがたや。