申請と承認をワークフローシステムに集約することで内部統制を強化

ワークフロー業務を費用を抑えた方法でシステム化することにより、内部統制を築くことができた事例を紹介します。
このお客様はご自身で既製のクラウドサービスを利用、かつカスタマイズすることで販売管理業務を運用しておりました。ただ、そのクラウドサービスでは承認ワークフローの機能がなかったため独自の運用ルールを作り、人に任せた運用をされているのが実態でした。
結果、受発注業務における申請と承認フローが厳密にシステム化できておらず、抜け道がある状況でした。

そこで、ワークフローの内部統制を強化すべく承認ワークフローのシステム化をご検討した結果、当社にご相談をいただくことになりました。

お客様が抱えている課題・お悩み

お客様が抱えていた問題は主に以下となります。

厳密なワークフローにより内部統制を強化したい

運用ルールを作ったものの守らなくても業務を進められるため、守られないケースもあり承認行為が機能不全に陥っていました。
内部統制を強化するうえでは、申請・承認ワークフローの機能を有した新しいシステムが必須とのご判断をなされました。
同時に現在のクラウドサービスの利用を止め、販売管理業務も新システムで構築することになりました。

今より使いやすいシステムにしたい

利用していたクラウドサービスが、プロジェクト管理・タスク管理を得意とするサービスだったため、販売管理業務を取り入れた（カスタマイズして利用）ものの、使い辛いシステムでした。

これを機に、販売管理＋申請・承認ワークフローを同一システムで実現することにしました。

システム開発に投資できる予算が少ない

スクラッチ開発となるとやはり多くのコストが必要となります。
ただ、スクラッチ開発は自由度が高く、基本的にはできないことはないため、今の業務をそのままシステム化することができます。
一方、それ以外の方法を選択する場合はコストは抑えられるものの、自由度が低く、業務をシステムに合わせる必要があります。また、実現できないことは人手による運用回避等が必要になることもあります。

システム開発においては、それぞれメリットとデメリット・費用対効果・リスク・制限等を踏まえて、方針を決めることになります。

解決アプローチ

上記課題を解決するため、お客様と相談しながら以下のようなアプローチをしました。

ローコード開発を採用する

要件をざっくり伺ったところ、スクラッチ開発では到底予算に収まりそうにもなく、予算を抑えることのできる
「ローコード開発」
の可能性を模索しました。
「ローコード開発」とは、誤解を恐れずに簡単に言うと、

　　可能な限りプログラムを書かずアプリケーションを開発すること

です。
これを可能にするサービスなどを「ローコード開発プラットフォーム」と呼びます。
参考までに、
プログラムを書かないでアプリケーションを開発することを「ノーコード開発」と呼びます。
一般的にできることはローコード開発の方が多いですが、目的によって使い分ければよいと思います。

kintone（ローコード開発プラットフォーム）を利用する

承認ワークフローという機能面においてはワークフローを得意としている、かつ当社でも実績のある「kintone」というサービスの利用・カスタマイズをご提案いたしました。
こんな感じでワークフローを手軽に作成できます。

ということで、お客様には以下をご説明し検討いただいた結果、kintoneによるローコード開発を選択されました。

• プログラムを書く量が少ないので、開発費用を抑えることができるkintoneによるローコード開発を提案
• 反面、自由度が低いため実現できないことが多々ある
• つまり、多くのことを妥協（実装できない、業務をシステムに合わせる等）をいただく必要がある

ちなみに、kintoneというサービスは、「ノーコード開発プラットフォーム」でもあり「ローコード開発プラットフォーム」でもあります。
「ローコード開発」「kintone」については、後日ブログを書こうかなと考えています。

改善できたこと

ワークフローの内部統制を強化することができた

これまではメールによる申請・承認だったためすり抜けることもできましたが、今ではしっかりとした内部統制を築くことができました。
また、承認データが体系化され、一元管理となったため

• 確認漏れの防止
• 意思決定の迅速化
• 検索性の向上（見える化）

などの効果も同時に生まれています。

ワークフロー以外にも販売管理業務の使い勝手が向上した

kintoneで

• 案件管理アプリ（受発業務＋受注承認フロー含む）
• 見積書アプリ（見積書作成業務＋見積り承認承認フロー含む）
• 発注アプリ（発注業務＋発注承認フロー含む）

などを作成することで、各業務のワークフローだけでなく、これら販売管理の業務自体も使い勝手がよくなりました。
ちなみに、請求・入出金などの業務は今お使いの仕組みで運用されております。

今回のシステム構成

kintoneの他にも、帳票を作成するサービス、データをバックアップするサービスも利用しました。

• プラットフォーム：kintone
• プログラム言語：JavaScript

こぼればなし　その１

ノーコード／ローコード開発にあたっては、特にデメリットについて事前にお客様に説明しました。
ご理解と承諾をいただいたうえで採用いただき、お客様にも満足いただくことができました。

要件定義工程で、「実現できること」「実現できないこと」を明確にすることが重要です。

ノーコード・ローコード開発はコストこそ安く済むものの、デメリットも十分に理解したうえで、入念に事前検討いただくことをおすすめします。

こぼればなし　その２

kintoneはいろいろな業務アプリケーションを「ノーコード」でつくることができます。
このお客様も簡単な業務（ノーコードでつくれるアプリケーション）に対し、ご自身でアプリケーションを作っておられます。
我々にシステム開発をご依頼いただいた「販売管理」業務以外の業務も、お客様自身でアプリケーションを作ることで業務の生産性を向上させているようです。

この「販売管理」システムで保守契約を結んでいることもあり、お客様からkintoneに対するお問い合わせにも対応しています。

kintoneのご活用、あるいはワークフローのシステム化に関するご相談等はこちらからどうぞ